Word 参考文献

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Wordに参考文献を記載する方法

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Wordに参考文献を記載する方法

参考文献とは?

参考文献を記載する必要性

Wordの使用目的は色々ありますが、作成した文書を第三者に公開する場合、著作権が問題になる事もあります。
アイデアの著作権元をハッキリさせる為にも、文書を作成する際に使用した資料文献などを参考文献として明記しておく必要があります。
これを怠ると、「盗作」などと言った要らぬ汚名を着せられたり、場合によっては、罰金を科せられる事もあるかもしれません。

参考文献を記載する事によるメリットもあります。
参考文献の数が多いと、それだけ書籍を読み込んで勉強していると言う専門性を演出する事ができるので、著者自身のブランディングに役立つでしょう。
また、あなた自身がその分野では無名であったとしても、権威ある人物の書いた文献を引用する事で後光効果を得る事ができるので、文書の説得力が増します。

参考文献元の人物からしても、参考文献欄に自分の書籍が載せられる事によって、大きなメリットがあります。
書籍の宣伝、自身のブランディングに繋がります。
参考文献に自分の書籍の紹介がなく、内容だけ盗作されたのでは怒りしか覚えませんが、参考文献欄にきちんと自分の書籍の紹介があった場合は、文書の著者に対しての印象も良くなります。

参考文献元と文書の著者、双方にとってメリットのあるもの、それが参考文献なのです。

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引用文献と文献目録

Wordには、引用文献と文献目録と言う二種類の参考文献の記述方法があります。
引用文献と文献目録、どう使い分ければ良いのでしょうか?

引用文献に記載する文献は、資料として準備した書籍内の文章を、そのまま自分の文書の文章内で紹介する場合に該当します。
「○○によると、××だそうです。」のような文章でしょうか。
引用文献で紹介していなければパクリだと批難されるような場合が、引用文献に該当します。

文献目録に記載する文献は、二次資料として参考にした文献で、直接的に文章を引用していないものが該当します。
文書の内容が自分の発想に影響を与えたり、文書の内容を自分の言葉に置き換えて発信したものは文献目録に該当するでしょう。
一見するだけではその書籍の内容を使用しているとは分からないようなものは、文献目録に記載します。

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資料文献の管理

資料文献をデータベース化するメリット

Wordで作成した引用文献や文献目録は、資料文献としてWordのマスターリストに保存されます。
保存形式はXMLです。

文書内とは別に保存されると言う事は、文書には依存しないと言う事を表しています。
つまり、色々なWord文書内で、保存した資料文献がそのまま使い回しできると言う事です。

文書を変える度にいちいち資料文献を書き直さなくて良いと言うのは、作業効率がとても良いです。
XMLファイルを移し替える事で、他のパソコンから資料文献のデータファイルをそのまま転用する事も可能ですし。

また、マスターリストに保存された資料文献のデータを編集する事で、複数のWord文書の引用文献や文献目録の内容を一括して変更する事ができると言うのも、資料文献が文書から独立していると言う点の大きなメリットの一つです。

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資料文献のマスターリストを確認する

では、Wordのマスターリストに保存されている資料文献は、どこで確認できるのでしょうか?
ちょっと、確認してみましょう。

「リボン」の中の「参考資料」タブをクリックします。

参考資料

「引用文献と文献目録」グループの中にある「資料文献の管理」をクリックします。

資料文献の管理

「資料文献の管理」ダイアログが表示されました。

Wordで引用文献や文献目録を登録すると、左側の「マスターリスト」の中に、どんどんデータが追加されて行きます。
「コピー」をクリックすると、「マスターリスト」のデータが「現在のリスト」にコピーされ、現在開いているWord文書の中でも、そのデータを扱う事ができるようになります。

資料文献の管理ダイアログ

「作成」をクリックすると、引用文献や文献目録に使用する事のできるデータを追加する事ができます。

資料文献の作成

「作成」をクリックする事で、「資料文献の作成」ダイアログが表示されますが、後ほど詳しく見て行きましょう。

資料文献の作成ダイアログ

「参照」をクリックすると、マスターリストのXMLファイルが保存されているフォルダが表示されます。

参照

ここに他のパソコンで保存されたマスターリストのXMLファイルを移動する事で、そのデータを参照する事もできます。

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引用文献を文書内に挿入する

引用文献を文章内に挿入する

では、引用文献を文章内に挿入してみましょう。
まずは、引用文献を挿入する部分をクリックし、そこにキャロットを表示させておきます。

引用文献の挿入場所

「引用文献と文献目録」グループの中にある「引用文献の挿入」をクリックします。
すると、「引用文献の挿入」の設定メニューが展開されます。

引用文献の挿入

「資料文献の管理」ダイアログでコピーした資料文献のデータがあれば、ここに表示されます。

コピーした資料文献一覧

「新しい資料文献の追加」をクリックしてみましょう。

新しい資料文献の追加

すると、「資料文献の作成」ダイアログが表示されます。

資料文献の作成ダイアログ

ここに記述したデータは、資料文献としてマスターリストの中に保存されます。

「資料文献の種類」をクリックすると、ドロップダウンメニューで文献の種類が表示されます。

資料文献の種類

「資料文献の種類」で選んだ種類によって、文献目録フィールドの項目が変化をします。
加えて、「すべての文献情報フィールドを表示する」にチェックを入れると、更に、設定項目を増やす事ができます。

すべての文献情報フィールドを表示する

必要項目を記入後、「OK」をクリックします。
すると、キャロットの位置に引用文献のプレースホルダーが表示されます。

引用文献のプレースホルダー

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引用文献のプレースホルダーを編集する

プレースホルダー横の「▼」をクリックすると、引用文献の編集や更新を行う事のできるメニューが展開されます。
必要あれば、活用して下さい。

引用文献の編集や更新

引用文献のプレースホルダーの表示形式は、「スタイル」で変更する事ができます。
プレースホルダー内をクリックして、中にキャロットを表示させておいて下さい。

「引用文献と文献目録」グループの中にある「スタイル:」横の「▼」をクリックします。
APA、シカゴ、MLA、Harvardなど、様々な引用文献のスタイルが一覧表示されますので、変更してみて下さい。

引用文献のスタイル変更

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文末に引用文献を一覧表示する

文章内に挿入した引用文献を、文末に一覧表示させましょう。
まずは、キーボードの「Ctrl」と「End」を同時入力し、キャロットを文末に移動させておきます。

引用文献の表示場所を選択

「引用文献と文献目録」グループの中にある「文献目録」をクリックします。
すると、「文献目録」の設定メニューが展開されます。

「組み込み」の中にある「引用文献」をクリックします。

引用文献の組み込み

すると、文末に引用文献の一覧が組み込まれました。

引用文献一覧

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引用文献の番号を連動させる

引用文献の部分に番号を振って、文末で詳細を表示する形式をよく目にしますよね?
その形式は、前述した「スタイル」の変更で行う事ができます。

「引用文献と文献目録」グループの中にある「スタイル:」横の「▼」をクリックします。
一覧表示された「スタイル」の中から、「IEEE 2006」を選択します。

IEEE 2006

引用文献のスタイルが変更されました。

引用文献のスタイルを変更

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文献目録を挿入する

文末に文献目録を組み込む

文献目録は引用文献と違って、引用場所を指定する事ができません。
ですので、Wordでも、引用文献のように文章内に引用場所を指定する機能はありません。

文末に挿入した引用文献一覧のように、文献目録も文末に表示させましょう。

「引用文献と文献目録」グループの中にある「文献目録」をクリックします。
すると、「文献目録」の設定メニューが展開されます。

「組み込み」の中にある「文献目録」をクリックします。

文献目録

文書内に文献目録が組み込まれました。

文献目録が組み込まれる

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文献目録の挿入

「文献目録」の設定メニューの中には、「文献目録」の組み込み以外に、「文献目録の挿入」と言うメニューもあります。

文献目録の挿入

違いを確認する為に、「文献目録の挿入」を実行してみましょう。

文献目録の組み込みと挿入の比較

比較して見てみると一目瞭然なのですが、「文献目録の挿入」の方は、「文献目録」と言う見出しが付いていません。
そして、クリックをしてみると分かるのですが、「文献目録の挿入」の方はプレースホルダーになっていません。

微妙な違いではありますが、状況によって使い分けてみるのも良いかもしれません。

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まとめ

作業の効率化に!

今回は、Wordに参考文献を記載する方法と言う事で、「引用文献」と「文献目録」の挿入方法について詳しく見て来ました。

マスターリストの中に資料文献のデータが蓄積されて行くと言うのは本当に画期的な事で、とても便利です。
今回ご紹介した内容を作業に取り入れ、効率良く作業に当たって下さい。
応援しています。

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タグ :

ソフトウェア Microsoft Office   コメント:0

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