Word ファイル 結合

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Wordのファイルを結合する4つの方法

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Wordのファイルを結合する4つの方法

はじめに

Wordファイルの結合

私も経験ありますが、Wordのファイル数が増えて来ると、時には、いくつかのファイル同士を結合して、一つのファイルにしなければならない場面も出て来ます。
今回は、そう言う場面に役立つ、Wordのファイルを結合する4つの方法についてご紹介したいと思います。

手法としては、勿論、Wordの機能のみを使用します。
Wordのファイルを結合する為だけにわざわざフリーソフトをダウンロードして来るような、効率の悪い方法は行いません。

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文章をコピペする

コピペ後のページ設定

最もシンプルな方法は、文章をコピペすると言う方法です。
一番簡単で、なおかつ、手早く行えるので、私でしたら、この方法を選びます。

結合するファイル同士の「余白」や「印刷の向き」を同じにする場合は、そのままコピー&ペーストを行います。
結合後のページ設定は、コピペ先のファイルに統一されます。

もし、それぞれのファイルの設定を保持する場合は、「セクション区切り」を設定します。
今回は、それぞれのファイルの設定を保持すると言う設定で、作業を進めてみようと思います。

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文章をコピーする

まずは、コピー元のWordファイルを開いて下さい。

キーボードの「Ctrl」と「A」を同時に入力します。
すると、Wordの文章とオブジェクト、全てが選択されます。

文章の全選択

続いて、キーボードの「Ctrl」と「C」を同時に入力します。
すると、選択されていた文章やオブジェクト、全てがクリップボード内にコピーされます。

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ファイルの結合場所にセクション区切りを設定

今度は、コピー先のWordのファイルを開きます。

ファイルの貼り付け先の位置にキャロットを移動させます。
今回は、文末と言う設定にしましょうか。

文末にキャロットを移動する場合、キーボードの「Ctrl」と「End」を同時に入力する事で、一瞬で文末にキャロットを移動する事ができます。

文末に移動

コピー元のページ設定を維持すると言う事でしたので、「セクション区切り」を挿入しましょう。

「リボン」の「ページレイアウト」タブをクリックします。

ページレイアウト

「ページ設定」グループの中の「区切り」をクリックします。
すると、「区切り」の設定メニューが展開されますので、「セクション区切り」の中の「次のページから開始」を選択します。

次のページから開始

キャロットのあった位置に「セクション区切り」が挿入され、キャロットは次のページに移動しました。

セクション区切りの挿入

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文章をペーストする

続けて、「リボン」の中にある「ホーム」タブをクリックします。

ホーム

「クリップボード」グループの中にある「貼り付け」下部の「▼」をクリックします。
「貼り付けのオプション」の設定画面が表示されますので、「元の書式を保持」を選択します。

元の書式を保持

ページ設定も書式も違う二つのWordファイルが結合されました。

コピペでファイルを結合

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アウトラインからファイルを挿入する

表示モードをアウトラインに変更する

今度は、「アウトライン」表示モードからファイルを挿入する方法をご紹介したいと思います。

標準のWordのファイルは、「印刷レイアウト」表示モードでファイルが表示されています。
表示モードを「アウトライン」に変更する事で、アウトラインツールを利用しましょう。

「リボン」の中から「表示」タブを選択します。

表示タブ

「文書の表示」グループの中にある「アウトライン」を選択します。

アウトライン

表示が「アウトライン」表示モードに変更されました。

アウトライン表示モード

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文書の挿入

文書を挿入する場所にキャロットを移動します。
今回も、文末に文書を挿入する事にしましょう。

キーボードの「Ctrl」と「End」を同時に入力します。
すると、キャロットが文末に移動します。

アウトラインの文末に移動

続けて、「グループ文書」グループの中の「文書の表示」をクリックします。

文書の表示

すると、折りたたまれていた「グループ文書」グループの設定メニューが展開されます。
その中から、「挿入」をクリックします。

挿入

すると、「サブ文書の挿入」ダイアログが開きます。
挿入するファイルを選択し、「開く」をクリックします。

選択したファイルが、サブ文書として文書の中に挿入されました。

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サブ文書の解除

一見すると、二つのWordファイルが結合されたように見えますが、現状では、ただ、別ファイルのWord文書を引用しているだけに過ぎません。
挿入したサブ文書の部分を変更すると、挿入元のファイルの内容まで変更されてしまいます。

そこで、サブ文書の設定を解除し、挿入元のファイルから完全に独立した文章に変更しましょう。
ここまですれば、ようやく、二つのWordファイルが一つに結合されたと言えるでしょう。

サブ文書の中をクリックします。
そして、「グループ文書」グループの中にある「リンク解除」をクリックします。

リンク解除

これで、サブ文書が解除され、挿入された文書の部分が完全に文章の一つになりました。

「閉じる」グループの中の「アウトライン表示を閉じる」をクリックします。

アウトライン表示を閉じる

Wordの表示が、標準の「印刷レイアウト」表示モードに戻りました。

アウトラインでファイルを結合

「セクション区切り」がきちんと挿入されていて、各文書のページ設定が維持されています。

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ファイルからテキスト機能でファイルを結合

ファイルの挿入位置にキャロットを移動する

これまで、コピペやアウトラインツールを使ったWordファイルの結合方法についてご紹介して来ましたが、実は、Wordには他のWordファイルから文書を読み込む、専用の機能があります。
今度は、「ファイルからテキスト」機能を使用してみましょう。

と、その前に、ファイルの挿入位置にキャロットを移動させます。
今回も、文末にファイルを挿入する形を取りたいと思います。

キーボードの「Ctrl」と「End」を同時に入力して下さい。
これで、キャロットが文末に移動しました。

文末に移動

今までの流れでしたら、ここに「セクション区切り」を挿入します。
ですが、今回の方法は「セクション区切り」を挿入していても、ページ設定は引き継がれません。
ですので、「セクション区切り」を挿入する必要はありません。

もし、ページだけでも挿入位置で変更したいと言う方は、「リボン」の「挿入」タブをクリックし、「ページ」グループの中にある「ページ区切り」をクリックすれば良いです。

ページ区切り

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ファイルからテキストを挿入する

「リボン」の中にある「挿入」タブをクリックします。

挿入

「テキスト」グループの中にある「オブジェクト」横の「▼」をクリックします。
「オブジェクト」メニューが展開されますので、「ファイルからテキスト」をクリックします。

ファイルからテキスト

「ファイルの挿入」ダイアログが表示されます。
現在編集中のWordファイルに結合したいファイルを選択します。

これで、ファイルからテキストが読み込まれました。

ファイルからテキストが読み込まれる

「ファイルからテキスト」と言う位ですから、画像はきちんと読み込まれるのか、心配になる方もいると思います。
でも、心配いりません。
画像もきちんと読み込まれています。

画像も読み込まれる

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ファイルをオブジェクトとして挿入する

オブジェクトの挿入位置にキャロットを移動

最後に、ファイルをオブジェクトとして読み込むと言う方法をご紹介します。

まずは、ファイルの挿入位置である文末に、キャロットを移動させます。
キーボードの「Ctrl」と「End」を同時に入力して下さい。
これで、キャロットが文末に移動しました。

文末に移動

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オブジェクトの挿入

続いて、「リボン」の中の「挿入」タブをクリックします。

挿入

「テキスト」グループの中にある「オブジェクト」をクリックします。

オブジェクト

すると、「オブジェクトの挿入」ダイアログが表示されます。
「ファイルから」と言うタブをクリックして下さい。

オブジェクトの挿入ファイルから

「参照」をクリックし、挿入するファイルを選択します。

ファイルを結合すると言う目的ですので、挿入元ファイルとは完全に切り離します。
ですから、「リンク」にはチェックを入れないようにして下さい。
リンクにチェックが入ったままですと、結合前のファイルを削除した途端にオブジェクトが正常に表示されなくなってしまいます。

最後に「OK」をクリックし、ダイアログを閉じます。

リンクのチェックは外す

選択したWordファイルがオブジェクトとして挿入されました。

ファイルがオブジェクトとして挿入された

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オブジェクトの編集方法

挿入されたファイルは、テキストではなくオブジェクトです。
ですので、直接、文字やレイアウトを編集する事はできません。

編集の際は、オブジェクト内をダブルクリックします。
すると、オブジェクトのWordファイルが開きますので、そこで直接内容を編集します。

オブジェクトの編集

ここで編集した内容はWordファイルに適用されます。
まるで、Photoshopで言うスマートオブジェクトみたいですよね?

ファイルを挿入する際にリンクを外しましたので、当然ながら、ここで変更した内容が、挿入元のファイルに影響を与える事はありません。

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オブジェクトがページからはみ出る場合

オブジェクトは、挿入元のレイアウトを引き継いでいます。
ですので、ファイル間のページ設定が大きく異る場合は、文字が表示されない事もあります。

作例の場合ですと、「印刷の向き」が縦のファイルに横のファイルを挿入しましたので、文字の右側が用紙からはみ出てしまい、表示されていません。

文字が用紙からはみ出る

該当する方は、「セクション区切り」を挿入し、ページ設定を変更するのも良いでしょう。

ですが、オブジェクトと言う特徴を活かす事で、もっと簡単にはみ出た部分を表示する方法があります。
実は、オブジェクトとして挿入したファイルは、テキストボックスと同様に、サイズを変更する事ができるのです。

オブジェクトをクリックすると、オブジェクトがの周りに「■」が表示されます。
これをドラッグする事で、オブジェクトのサイズを変更する事ができます。

オブジェクトのサイズを変更

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まとめ

マクロを有効活用する

今回は、Wordのファイルを結合する4つの方法についてご紹介しました。
それぞれ使い勝手もあると思いますので、あなたに合った方法を見付けて下さい。

もし、ファイルの数が膨大な場合は、「マクロ」が使える部分は「マクロ」を使って、作業をWord自身にやらせるのも良いかもしれませんね。

あれこれと工夫を凝らし、作業時間を大幅に効率化してみて下さい。

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ソフトウェア Microsoft Office   コメント:0

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