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WordにExcelのファイルを結合する方法

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WordにExcelのファイルを結合する方法

はじめに

WordとExcel

WordとExcel。
会社員の方でしたら、両ソフトの使用頻度は少なくないでしょう。

時には、Wordの文章の中にExcelの表を埋め込みたくなる事ってありますよね?
そんな時、Excelで作った表を見ながら、わざわざWordで表を作り直すような事はしていませんよね?
二度手間ですし、入力ミスの可能性だってあります。

そのような事などしなくても、WordとExcelは同じMicrosoft社のソフトですので、連携する事ができます。
これからは、この記事を参考に、効率良く作業を行ってみてはいかがですか?

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コピー&ペーストでWordとExcelを結合

コピー&ペースト

Windowsには、データを使い回したり、移動させたりする際に便利な、「コピー&ペースト」と言う機能があります。
略して、「コピペ」なんて言われていますよね。

「コピー&ペースト」のやり方はいくつかあります。
これから、4通りの方法をご紹介します。

一番一般的なのが、マウスを右クリックする方法です。
まず、コピーしたい範囲をマウスでドラッグして選択します。

コピー範囲をドラッグ選択

そして、マウスを右クリックします。
すると、コンテキストメニューが表示されますので、「コピー」を選択します。

右クリックでコンテキストメニューを表示

すると、選択した部分がクリップボードの中に一時的に保存されます。

続いて、クリップボードに保存した内容を貼り付けたい場所をクリックし、キャロットを表示させておきます。

クリックしてキャロットを表示

そして、再びマウスを右クリックします。
すると、コンテキストメニューが表示されますので、今度は「貼り付け」を選択します。
作例ではWordを使用していますので、「貼り付けのオプション」が表示されていますが、通常は「貼り付け」と言う文字が表示されます。

貼り付け

「貼り付け」を選択すると、クリップボード内にコピーされていた選択範囲の内容が表示されます。

選択した内容が貼り付けられた

ご紹介した右クリックからのコピーと貼り付けですが、実は、ショートカットキーがあります。
キーボードの「Ctrl」と「C」を同時に入力すると、コピーを行う事ができます。
同様に、キーボードの「Ctrl」と「V」を同時に入力すると、貼り付けを行う事ができます。
右クリックと比べると、こちらの方が、手早く作業を行う事ができます。

更に、コピーと貼り付けは、アプリケーションソフトのボタン機能として組み込まれている事もあります。

コピーや貼付けのボタン

WordやExcel、PowerPointやAccessなど、Microsoft Officeの場合は、この貼り付けの機能が強化されています。

最後にご紹介するのが、マウスのボタンにコピーや貼り付けの機能を持たせる方法です。
私はこの方法でコピーや貼り付けを行っています。
マウスから手を離さず、1クリックでコピーと貼り付けを行う事ができるので、とても重宝しています。

この便利さが分かると、通常のマウスなど、使う事ができなくなります。
コピーや貼り付けを行う場面は、自分で思うよりも、ずっと多いです。
ですから、マウスで済ます事ができると言うのは、とても効率的なのです。

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WordにExcelの表をコピー&ペーストする

では、実際にWordにExcelの表をコピー&ペーストしてみましょう。
WordとExcelを起動して下さい。

まずはExcelのファイルを開き、Wordのファイルと結合させるセル範囲をドラッグ選択します。

必要なセル範囲をドラッグ選択

必要なセル範囲を選択したら、その部分をクリップボードにコピーします。
キーボードの「Ctrl」と「C」を同時に入力します。

選択範囲をコピー

選択範囲がコピーされました。

次は、Wordのファイルを開きます。
Excelの表を挿入する部分をクリックし、キャロットを表示しておきます。

Excelを挿入する場所をクリック

続けて、クリップボードにコピーされているExcelの表を貼り付けます。
キーボードの「Ctrl」と「V」を同時に入力します。

すると、WordにExcelの表が貼り付けられました。

WordとExcelが結合

ちなみに、表が貼り付けられた直後は、表の横に「貼り付けのオプション」が表示されます。

貼り付けのオプション

これをクリックすると、[貼り付けのオプション]の設定メニューが展開されます。

表の貼り付け形式を選択

ここで、貼り付けた表の形式を変更する事ができます。

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ExcelをオブジェクトにしてWordと結合

Excelの表をオブジェクトとしてWordに挿入

次は、Excelの表をオブジェクトとしてWordに貼り付ける方法をご紹介します。
今度は、Wordのみを起動します。

まずは、Excelの表を挿入する場所をクリックし、キャロットを表示させておきます。

Excelを挿入する場所をクリック

続けて、「挿入」タブをクリックします。

挿入タブ

そして、「テキスト」グループの中にある「オブジェクト」をクリックします。

オブジェクト

「オブジェクトの挿入」ダイアログが表示されます。
「ファイルから」タブをクリックし、表示を切り替えます。

オブジェクトの挿入

「参照」をクリックし、結合するExcelのファイルを選択します。

オブジェクトファイルの参照

Excelで編集した内容を随時Wordのファイルに反映させたい場合は、「リンク」にチェックを入れます。
Wordに挿入したExcelのオブジェクトをオリジナルから独立させたい場合は、「リンク」にはチェックを入れません。

最後に、「OK」をクリックします。

すると、自動的にExcelの値が入っているセル範囲が抽出され、オブジェクトとしてWordに挿入されます。

Excelがオブジェクトとして挿入された

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オブジェクトの修正方法

Excelをオブジェクトとして埋め込む事で、WordとExcelを結合する事ができました。
では、埋め込んだExcelファイルを修正したい場合はどうすれば良いのでしょうか?

ファイルの修正方法は、「オブジェクトの挿入」ダイアログで「リンク」にチェックを入れたかどうかによって変わります。
それぞれ説明をしたいと思います。

まず、「リンク」にチェックを入れた場合ですが、オリジナルのExcelファイルを修正する必要があります。
オリジナルのExcelファイルを保存後、Wordファイルを開きます。

表の上でマウスを右クリックします。
すると、コンテキストメニューが表示されます。
コンテキストメニューの中から、「リンク先の更新」をクリックします。

リンク先の更新

これで、オブジェクトの内容が修正されました。

「リンク」のチェックを入れなかった場合の修正は、もっと簡単です。
まず、表をダブルクリックします。

表をダブルクリック

すると、埋め込んだオブジェクトの部分だけがExcelに切り替わります。
そして、「リボン」もExcelのものに切り替わります。

Word内にExcelが起動

修正が終わったら、オブジェクトの外をダブルクリックするか、キーボードの「Esc」を入力する事で、通常のWordに戻ります。

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まとめ

場面によって使い分けよう!

今回は、WordとExcelを結合する方法についてご紹介しました。
簡単なのはコピー&ペーストを行う方法でしょうが、後ほど何度かデータを修正する事がある場合は、オブジェクトとして挿入する方法の方が良いでしょう。
場面、場面で使い分けたい所です。

ぜひ、今回ご紹介した方法を覚えて、実務に役立てて下さい。
応援しています。

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ソフトウェア Microsoft Office   コメント:0

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