Word 図表番号

デザイン五輪書

Wordの図表番号を活用する

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Wordの図表番号を活用する

Wordの図表番号

図表番号とは?

図表番号とは、図や表の上や下に記述されている番号の事です。

図表番号

あなたも、一度位は見た事あるかと思います。

こんなもの、手入力すれば良いだけだと思いがちですが、実は、Wordの図表番号の機能を活用する事で、手入力では実現できない様々な便利機能を使う事ができるのです。

今回は、Wordの図表番号の様々な活用方法についてご紹介します。

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図表番号を活用する事でできる事

Word文章の中に図表が多く含まれている。
そのような状況下では、図表番号が大いに役に立ちます。

図表番号を活用する事で、Wordで文章を読む際に便利なリンク移動ができたり、印刷してから読む際に便利な目次機能があったりと、目的の図表を探す際にとても重宝できます。
また、自動的に連番が振られる為、誤って同じ番号を振ると言うミスも起きません。

そんな便利な図表番号の機能ですが、意外と知られていない機能だったりもします。
今まで図表番号を使っていなかった方は、この記事をきっかけに、その便利さに触れてみて下さい。
作業効率化にも繋がります。

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図表番号の挿入

図表番号を挿入する

では、Word文書内に挿入された画像に、図表番号を振ってみましょう。
まず、画像をクリックして選択します。

画像を選択

続けて、「リボン」の中の「参考資料」タブをクリックします。

参考資料タブ

「図表」グループの中にある「図表番号の挿入」をクリックします。

図表番号の挿入

「図表番号」ダイアログが表示されます。

図表番号ダイアログ

「OK」をクリックして下さい。

画像に「図表番号」が挿入されました。

図表番号が挿入された

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図表番号を補足する

図表番号の横に文字を追加し、画像の補足説明をする事ができます。

図表番号の補足説明

補足説明を記述する方法ですが、「図表番号」ダイアログの「図表番号:」の項目に補足説明を記述します。

図表番号の補足説明

「OK」をクリックすると、図表番号に補足説明が追加されます。

図表番号の補足説明

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ラベルを変更する

英語の図表番号のラベルは私達には馴染みがありませんので、日本語の図表番号のラベルを挿入してみましょう。

英語の図表番号

挿入する図表番号のラベルを変更する場合、「図表番号」ダイアログの「ラベル」横の「∨」をクリックし、表示された一覧の中から、任意のラベルを選択します。

ラベルの変更

ちなみに、Equationは数式、Figureは図、Tableは表を表しています。

一覧の中に目的のラベルが表示されていない場合は、ラベルを追加する事もできます。
ラベルの追加は、「ラベル名」をクリックする事で行えます。

ラベル名

すると、「新しいラベル名」ダイアログが表示されます。
「ラベル:」欄に任意のラベル名を記述し、「OK」をクリックします。

新しいラベル名ダイアログ

すると、「新しいラベル名」ダイアログで記述したラベル名が、「ラベル」一覧の中に追加されます。

新しいラベルが追加された

一覧に追加したラベルが不要な場合は、そのラベルを選択した状態で「ラベル削除」をクリックします。

ラベル削除

「ラベル」横の「∨」をクリックすると、ラベル一覧の中から、追加したラベルが削除されているのが確認できると思います。

ラベル一覧

ラベル一覧の中から「」を選択し、「OK」をクリックします。
すると、「図1」と言う図表番号が表示されます。

図1

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図表番号の表示位置を指定する

図表番号の表示位置は指定する事ができます。

「図表番号」ダイアログの「位置:」の項目を「選択した項目の下」に設定します。

選択した項目の下

すると、図表番号は、画像の下に表示されます。

画像の下に図表番号が

今度は、「図表番号」ダイアログの「位置:」の項目を「選択した項目の上」に設定してみます。

選択した項目の上

すると、図表番号は、画像の上に表示されます。

画像の上に図表番号が

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ラベルを表示しない

ラベルを非表示にし、図表番号のみを表示する事もできます。
その場合、「図表番号」ダイアログの「ラベルを図表番号から除外する」にチェックを入れます。

ラベルを図表番号から除外する

「OK」をクリックすると、図表番号のみが表示されます。

図表番号のみが表示される

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図表番号の書式を変更する

「図表番号」ダイアログの「番号付け」から、図表番号の書式を変更する事ができます。

番号付け

図表番号の書式を変更すると、例えば、「1」を「①」や「ⅰ」等に変更する事ができます。

書式は、「図表番号の書式」ダイアログの「書式:」項目横の「∨」をクリックする事で、一覧表示する事ができます。
ここから、任意の書式を選択します。

図表番号の書式一覧

「章番号を含める」を使用する場合は、予め、Word文書内に章番号を設定しておく必要があります。

章番号を含める

章番号の設定を行うには、「リボン」の「ホーム」タブをクリックします。

ホームタブ

「段落」グループの中にある「アウトライン」を使用します。

アウトライン

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図表番号の更新

図表番号の自動更新

図表番号は、自動的に連番で表示されます。

Word文書内に、図1、図2、図3と図が3つ挿入されていたとします。
そして、図1と図2の間に、新たに図を挿入したとします。

新たに図を挿入

新しく挿入した図に図表番号を設定すると、自動的にその図の図表番号は図2となり、図2だった図は図3に変化。
図3だった図は図4に変化します。

自動的に図表番号が切り替わる

このように、図表番号は自動的に連番を割り振ってくれますので、図表番号の管理がとても効率的です。

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フィールド更新

今度は逆に、図2と図2の図表番号を削除したとします。

図2を削除

すると、図3と図4の図表番号が変化するかと思いきや、実は、図表番号に変動はありません。
削除の場合、自動更新は行われませんので、自分で「フィールド更新」を行う必要があります。

図表番号の「フィールド更新」を行うには、図表番号をドラッグして選択する必要があります。

図表番号の選択

そして、右クリックをし、表示された「コンテキストメニュー」の中の「フィールド更新」を選択します。

フィールド更新

すると、図表番号のフィールドが更新され、図3が図2に、図4が図3に書き換えられます。

図表番号の更新

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図表目次

図表目次の挿入

冒頭の方でご紹介しましたが、図表番号を元に目次を作成する事ができます。
図表番号を元に作成される目次の事を図表目次と言います。

では早速、図表目次を作成してみようと思います。
まずは、目次を挿入する部分をクリックし、キャロットを表示させておきます。

クリックしてキャロットを表示

続いて、「リボン」の「参考資料」タブをクリックします。

参考資料タブ

「図表」グループの中にある「図表目次の挿入」をクリックします。

図表目次の挿入

「図表目次」ダイアログが表示されます。
そのまま「OK」をクリックして下さい。

図表目次ダイアログ

Word文書内に図表目次が挿入されました。

図表目次

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図表目次のリンク機能

図表目次を、単なる目次として利用するだけでは勿体ないです。

と言うのも、実は、図表目次と図表はリンクされています。
ですから、キーボードの「Ctrl」を入力しながら各項目をクリックする事で、その図表の場所まで画面が移動します。

図表目次のリンク機能

この機能を活用すれば、探していた図表を簡単に見付ける事ができます。

Wordで文書を開いている時は図表目次のリンク機能を活用し、印刷後は図表目次に記述されているページ番号を使って図表を探す、そのような使い方をすると良いでしょう。

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図表目次の更新

図表番号の時と同様に、図表番号に変動があった場合、図表目次を手動で更新する必要があります。

図表目次を更新する際は、図表目次の任意の場所をクリックし、選択しておく必要があります。

図表目次を選択

続いて、「リボン」の「参考資料」タブをクリックします。

参考資料タブ

「図表」グループの中にある「図表目次の更新」をクリックします。

図表目次の更新

「図表目次の更新」ダイアログが表示されます。
ページ番号だけを更新する」か「目次をすべて更新する」のいずれかを選択し、「OK」をクリックします。

図表目次の更新

図表目次が更新されました。

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相互参照

相互参照とは

図表目次を使う事で、目的の図表を簡単に探す事ができました。

Wordには、図表目次の他にも、図表番号とリンク付けを行う事のできる機能があります。
それが、「相互参照」です。

相互参照

相互参照を設定している部分をキーボードの「Ctrl」を入力しながらクリックする事で、関連付けられている図表番号まで移動する事ができます。
図表目次同様に便利な機能ですので、合わせて覚えておきましょう。

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相互参照を設定する

では、相互参照を設定してみましょう。

本文中に、図表番号と関連付けを行う文字列を記入しておきます。
文字列としては、「図1によると~」だとか、「図2を参照」だとか、図表番号をそのまま入力し、相互参照を設定する使い方が一般的です。

そして、関連付けを行う文字をドラッグ選択しておきます。

相互参照を行う部分を選択

続いて、「リボン」の「参考資料」タブをクリックします。

参考資料タブ

「図表」グループの中にある「相互参照」をクリックします。

相互参照

「相互参照」ダイアログが表示されます。

相互参照ダイアログ

「参照する項目:」欄の「∨」をクリックし、表示される一覧の中から、関連付けを行う図表番号のラベルを選択します。

参照する項目

すると、「図表番号の参照先:」の項目に、Word文書内で設定されている図表番号が一覧表示されます。
この中から、関連付けを行う図表番号を選択し、「挿入」をクリックします。

相互参照を行う図表番号を選択

最後に、「閉じる」をクリックして、「相互参照」ダイアログを閉じます。

選択していた部分に相互参照が設定されました。

相互参照が設定された

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まとめ

図表番号と図表目次と相互参照

今回は、Wordの図表番号を活用する方法をテーマにご紹介しました。
具体的には、図表番号の設定方法や図表目次、相互参照に関してご紹介しましたが、いかがでしたか?

図表の多いWord文書の場合、図表目次や相互参照がとても役に立つと思います。
ぜひ、今回ご紹介した内容を覚えて、活用してみて下さい。

この記事がきっかけで、あなたの作業がはかどれば幸いです。

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ソフトウェア Microsoft Office   コメント:0

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