Excel メール送信

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作業中のExcelファイルをメール送信する方法

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作業中のExcelファイルをメール送信する方法

はじめに

保存してなくてもメール送信できる

今回は、Excelファイルをメール送信する方法についてご紹介します。
ですが、Excelファイルを保存後にメーラーを起動し、メールにExcelファイルを添付する方法をご紹介したのでは、あまり芸がありません。
ですので、今回ご紹介する方法は、作成中のExcelファイルを保存しなくても、そのままメール送信できる方法をご紹介したいと思います。

この方法は、パソコンにメーラーがインストールされ、使える状態に設定されている事が条件です。
普通に、パソコンでメールのやり取りを行っている方でしたら大丈夫です。

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Excelファイルをメール送信する

添付ファイルとして送信

まずは、作業中のExcelファイルを、Excelファイル(.xlsx)としてメーラーに添付する方法についてご紹介します。

作業中のExcelの「リボン」の中から、「ファイル」タブを選択します。

ファイルタブ

表示された「ファイル」ページサイドバーの中にある「共有」をクリックします。

共有

「ユーザーを招待」と「電子メール」が表示されていますので、「電子メール」を選択します。

電子メール

画面右側に「電子メール」へ添付するファイル形式が表示されます。
その中にある「添付ファイルとして送信」をクリックします。

添付ファイルとして送信

自動的にメーラーが起動します。

メーラーが起動

既にExcelファイル(.xlsx)が添付された状態のメール送信画面が表示されます。

xlsxファイルが添付される

必要項目を埋め、「送信」をクリックすれば、Excelファイルを送信する事ができます。

メールを送信

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PDFとして送信

次は、作業中のExcelファイルを、PDFファイル(.pdf)としてメーラーに添付する方法についてご紹介します。

PDFファイルに変換したものは、Excelがインストールされていないパソコンでも閲覧する事ができます。
ただし、PDFファイルに変換したものは、基本的に編集ができなくなります。
ですから、注意が必要です。
その特性を逆手に取って、送信先に編集されたくないファイルをPDFに変換してから送信すると言う考え方もできます。

では、作業を行ってみましょう。
作業中のExcelの「リボン」の中から、「ファイル」タブを選択します。

ファイルタブ

表示された「ファイル」ページサイドバーの中にある「共有」をクリックします。

共有

「ユーザーを招待」と「電子メール」が表示されていますので、「電子メール」を選択します。

電子メール

画面右側に「電子メール」へ添付するファイル形式が表示されます。
その中にある「PDFとして送信」をクリックします。

PDFとして送信

Excelファイル(.xlsx)がPDFファイル(.pdf)に変換されます。

ファイルの変換中

ファイルの変換が終了後、自動的にメーラーが起動します。

メーラーが起動

既にPDFファイル(.pdf)が添付された状態のメール送信画面が表示されます。

PDFファイルが添付される

必要項目を埋め、「送信」をクリックすれば、PDFファイルを送信する事ができます。

メールを送信

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XPSとして送信

次は、作業中のExcelファイルを、XPSファイル(.xps)としてメーラーに添付する方法についてご紹介します。

XPSファイルはMicrosoft版のPDFファイルみたいなもので、Excelがインストールされていないパソコンでも閲覧する事ができます。
XPSファイルの閲覧は、パソコン内に無料のXPSビューアーがインストールされている必要があります。

XPSビューアー

では、作業を行ってみましょう。
作業中のExcelの「リボン」の中から、「ファイル」タブを選択します。

ファイルタブ

表示された「ファイル」ページサイドバーの中にある「共有」をクリックします。

共有

「ユーザーを招待」と「電子メール」が表示されていますので、「電子メール」を選択します。

電子メール

画面右側に「電子メール」へ添付するファイル形式が表示されます。
その中にある「XPSとして送信」をクリックします。

XPSとして送信

Excelファイル(.xlsx)がXPSファイル(.xps)に変換されます。

ファイルの変換中

ファイルの変換が終了後、自動的にメーラーが起動します。

メーラーが起動

既にXPSファイル(.xps)が添付された状態のメール送信画面が表示されます。

XPSファイルが添付される

必要項目を埋め、「送信」をクリックすれば、XPSファイルを送信する事ができます。

メールを送信

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保護ビュー

メール受信側でExcelファイルの編集を可能にする

メール送信したExcelファイル(.xlsx)は、受信側が開くと「保護ビュー」モードとなり、編集ができません。
「保護ビュー」モードになる理由ですが、インターネットで入手したExcelファイルは、悪意ある人物が作成していた場合、ファイル内にウイルスを仕込まれている可能性が0ではありません。
仕込まれたウイルスの感染の脅威からパソコンを守る為、Excelの機能を制限しているのが「保護ビュー」なのです。

「保護ビュー」を解除して、普通のExcelファイルとして使用する場合は、「編集を有効にする」をクリックします。

保護ビュー

すると、「リボン」が表示され、Excelファイルの編集が可能になります。

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まとめ

余計な手間を省く

今回は、作業中のExcelファイルをメール送信する方法についてご紹介しました。

具体的には、Excelファイル(.xlsx)のまま送信する方法、PDFファイル(.pdf)やXPSファイル(.xps)として送信する方法についてご紹介しました。
また、受信したExcelファイル(.xlsx)の「保護ビュー」を解除する方法についてもご紹介しました。

今回ご紹介した内容を実践する事で、いちいちファイルを保存したりメーラーに切り替える事なく、スムーズに作業を行えますので、作業効率化に繋がります。
ぜひ、この方法を活用して下さい。

この記事があなたのお役に立てれば幸いです。

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ソフトウェア Microsoft Office   コメント:0

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