Excel ヘッダー

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Excelのヘッダーを有効活用する方法

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Excelのヘッダーを有効活用する方法

Excelのヘッダー

ヘッダーを使用するメリット

Excelにヘッダーを挿入すると、印刷の際、全ページの上余白に文字列や図を表示する事ができます。

ヘッダー

これは、それぞれのページごとに設定を行っているのではなく、一括して設定を行っています。
ですから、Excelのシートに100ページあれば、100ページ全てに同じヘッダーが適用されます。

100回同じ文字列を記述する手間が省けますし、また、文字列を修正する際も、一ヶ所修正するだけで、全ページに修正が適用されます。
新しいページを追加する際も、自動的にヘッダーが追加されますので、手間が省けます。

このように、ファイルを効率的に管理する為に、ヘッダーはなくてはならない機能なのです。

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ヘッダーに挿入できるもの

ヘッダーには、「ページ番号」、「ページ数」、「現在の日付」、「現在の時刻」、「ファイルのパス」、「ファイル名」、「シート名」、「図」が挿入できます。

ヘッダーに挿入できるもの

それぞれ、簡単に見て行きます。

「ページ番号」では、現在のページがシートの何ページ目なのかを表示する事ができます。

ページ番号

ページによって、自動的に表示する数値が変更されます。

「ページ数」では、そのシート内にページが何ページあるのかを表示する事ができます。

ページ数

ですから、同じシート内では、同じ数字が表示されます。

「現在の日付」では、Excelを開いている現在の日付を表示する事ができます。

現在の日付

現在の日付ではなく、Excelファイルを作成した日付を表示したい場合は、直接日付を記入します。

直接日付を記入

Excelのシートを印刷して配布する場合は、「現在の日付」は、結果的に「印刷日」になると言う事を注意して下さい。

「現在の時刻」では、Excelファイルを開いた時点の時刻を表示する事ができます。

現在の時刻

「時刻」が表示されている部分をクリックして別の場所をクリックすると、表示されている時刻が、その時点の時刻に更新されます。

「ファイルのパス」では、Excelファイルが保存されている場所を表示する事ができます。

ファイルのパス

「ファイル名」では、Excelのファイル名を表示する事ができます。
その際、拡張子も表示されます。

ファイル名

「シート名」では、シートに設定した名前を表示する事ができます。

シート名

「シート名」を変更する際は、「シート見出し」をダブルクリックする事で変更できます。

シート名の変更

「図」では、画像をヘッダーに挿入する事ができます。

図

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ヘッダーの挿入と編集方法

ヘッダーにファイル名を挿入する

では実際に、ヘッダーにファイル名を挿入してみましょう。

「リボン」の「挿入タブ」をクリックします。

挿入タブ

「テキスト」グループの中にある「ヘッダーとフッター」をクリックします。

ヘッダーとフッター

すると、画面が「ページレイアウト」ビューに切り替わります。
そして、中央のヘッダーが選択されている状態になります。

真ん中のヘッダー

更に、「リボン」では、「ヘッダー/フッターツール」の「デザイン」タブが選択されます。

ヘッダー/フッターツールのデザインタブ

「ヘッダー/フッター要素」グループの中にある「ファイル名」をクリックします。

ファイル名

すると、ヘッダーに「&[ファイル名]」と言う文字が挿入されます。
そのまま、任意のセルをクリックして下さい。

すると、「&[ファイル名]」と言う文字が「ファイル名」に切り替わります。

ファイル名に表示が変わる

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印刷上の表示を確認

先ほど設定したヘッダーは、印刷上、どのように表示されるのでしょうか?
確認してみましょう。

「リボン」の中にある、「ファイル」タブをクリックします。
そして、「ファイル」ページの「サイドメニュー」の中にある「印刷」をクリックします。

印刷プレビュー

ページ右側に、「印刷プレビュー」が表示されています。

印刷プレビュー

印刷を行うと、「印刷プレビュー」に表示されている状態で印刷されます。

元の編集画面に戻る際は、画面左上の矢印をクリックして下さい。

編集画面に戻る

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挿入したヘッダーを編集する

今度は、「ファイル名」が挿入されたヘッダー部分を、「シート名」に変更してみたいと思います。

ヘッダーの「ファイル名」をクリックします。

ヘッダーのファイル名

「ファイル名」が「&[ファイル名]」に切り替わります。

&[ファイル名]

リボンの中の「ヘッダー/フッターツール」の「デザイン」タブを選択します。

ヘッダー/フッターツールのデザインタブ

そして、「ヘッダー/フッター要素」グループの中にある「シート名」をクリックします。

シート名

「&[ファイル名]」が「&[シート名]」に書き換えられました。

&[シート名]

任意のセルをクリックして下さい。
すると、「&[シート名]」が「シート名」に切り替わりました。

シート名に切り替わった

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左綴じ冊子のページ番号を振る

ヘッダーにページ番号とページ数を表示する

次は、ヘッダーに「8/128」みたいな形式で、全体のページ数と現在のページ数を表記したいと思います。

「リボン」の「挿入タブ」をクリックします。

挿入タブ

「テキスト」グループの中にある「ヘッダーとフッター」をクリックします。

ヘッダーとフッター

すると、画面が「ページレイアウト」ビューに切り替わります。
そして、「リボン」では、「ヘッダー/フッターツール」の「デザイン」タブが選択されます。

ヘッダー/フッターツールのデザインタブ

現在、中央のヘッダーが選択されています。
ですから、「右側のヘッダー」を選択し直して下さい。

右側のヘッダー

続けて、「リボン」の「ヘッダー/フッター要素」グループの中にある「ページ番号」をクリックします。

ページ番号

そして、キーボードの「/」を入力して下さい。

続けて、「リボン」の「ヘッダー/フッター要素」グループの中にある「ページ数」をクリックします。

ページ数

結果、ヘッダーには「&[ページ番号]/&[総ページ数]」と記述されます。

&[ページ番号]/&[総ページ数]

任意のセルをクリックして下さい。
すると、「&[ページ番号]/&[総ページ数]」が「ページ番号」と「ページ数」に切り替わります。

ページ番号とページ数に切り替わる

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左右ページでページ番号の位置を変更する

今度は、このシートを左綴じ冊子にする事を想定して、ページごとにページ番号の位置を変更して行こうと思います。

左綴じ冊子

要するに、偶数ページはページ番号を左ヘッダーの位置に、奇数ページはページ番号を右ヘッダーの位置に表示するように設定すれば良い訳です。

では、この発想の元で作業を進めて行こうと思います。
先ほど挿入した、「ページ番号」をクリックして下さい。

ページ番号とページ数

「リボン」の中にある「オプション」グループ内の「奇数/偶数ページ別指定」にチェックを入れます。

奇数/偶数ページ別指定

ヘッダーの左上に、「奇数ページのヘッダー」、もしくは、「偶数ページのヘッダー」と言う表記が表示されるようになりました。

奇数ページのヘッダー

「奇数/偶数ページ別指定」にチェックを入れた事で、偶数ページのヘッダーは空欄になりました。

偶数ページのヘッダー部分が空欄

ですので、奇数ページの右側ヘッダーにある「&[ページ番号]/&[総ページ数]」をコピー&ペーストしましょう。

&[ページ番号]/&[総ページ数]

コピーは、「&[ページ番号]/&[総ページ数]」を選択後、キーボードの「Ctrl」と「C」を同時入力します。

偶数ページのページ番号は左ヘッダーに表示される必要があります。
ですから、偶数ページへの貼り付けは、左ヘッダーへ行って下さい。

偶数ページの左ヘッダー

貼り付けは、キーボードの「Ctrl」と「V」を同時入力します。

任意のセルをクリックすると、偶数ページの左ヘッダーには「ページ番号」と「ページ数」が表示されます。

偶数ページ

このまま両面印刷して綴じれば、左綴じ冊子ができ上がります。

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表紙を作る

表紙ページのヘッダーを非表示にする

ヘッダーを挿入しているExcelファイルにおいて、そのまま表紙を作ろうとしても、表紙ページにまで、ヘッダーが表示されてしまいます。

表紙ページにページ番号が・・・

ですから、表紙の部分へはヘッダーが表示されないように設定を行う必要があります。

表紙ページのヘッダー部分をクリックして下さい。

表紙ページのヘッダー

そして、「リボン」の中にある「ヘッダー/フッターツール」の「デザイン」タブを選択します。

ヘッダー/フッターツールのデザインタブ

「オプション」グループの中にある「先頭ページのみ別指定」にチェックを入れます。

先頭ページのみ別指定

すると、表紙ページのみ、ヘッダーが初期設定に戻りました。
従って、表紙のページ番号が削除されました。

表紙ページのページ番号が削除された

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ページ番号の開始番号を変更する

表紙ページのページ番号は表示されなくなりました。
この状態で二ページ目のヘッダーを確認してみると、「2」と表示されています。

2ページ目のページ番号

いきなり「2」からページ番号が始まると言うのに抵抗感のある方は、二ページ目のページ番号を「1」からスタートさせる事もできます。

ヘッダーを選択している状態の方は、任意のセルを選択し直して下さい。
そして、「リボン」の「ページレイアウト」タブをクリックします。

ページレイアウトタブ

「ページ設定」グループの中にある「ページ設定」をクリックします。

ページ設定

「ページ設定」ダイアログが表示されます。

「先頭ページ番号」の項目が「自動」になっていると思います。
これを「0」に書き換えます。

先頭ページ番号

「OK」をクリックして「ページ設定」ダイアログを閉じると、二ページ目のページ番号が「1」に切り替わります。

2ページ目のページ番号を1に

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先頭ページ番号を変える際の注意点

「先頭ページ番号」を変更する場合は、「ページ数」は一緒に表示しないようにしましょう。
例えば、「&[ページ番号]/&[総ページ数]」とヘッダーに記述してしまうと、最後のページのヘッダーの表記がおかしくなってしまいます。

今回のように、「先頭ページ番号」を「0」にしたとしましょう。
ページ数が160ページあった場合、最後のページは「159/160」と表示されてしまいます。

最後のページのページ番号とページ数の表記

これは、「ページ数」に表紙ページも含まれる為です。
注意して下さい。

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ヘッダーで背景画像を設定する!?

ヘッダーからはみ出た図

前半の方で、ヘッダーに図を追加する事ができるとご紹介しました。

図

追加した図が、ヘッダーの領域からはみ出ているのが確認できると思います。
ヘッダーの領域からはみ出ている部分に注目して欲しいのですが、セルの枠が、挿入した図よりも前方に来ています。

セル枠が前方に

これは何を意味するのかと言うと、ヘッダーに設定した図は、Excelのセルの背面に表示されると言う事です。
つまり、ヘッダーに挿入した図がページサイズよりも大きかった場合、背景画像として機能すると言う事です。

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ページに背景画像を設定する

では、実際に作業を行ってみましょう。
「リボン」の「挿入タブ」をクリックします。

挿入タブ

「テキスト」グループの中にある「ヘッダーとフッター」をクリックします。

ヘッダーとフッター

すると、画面が「ページレイアウト」ビューに切り替わります。
そして、中央のヘッダーが選択されている状態になります。

真ん中のヘッダー

更に、「リボン」では、「ヘッダー/フッターツール」の「デザイン」タブが選択されます。

ヘッダー/フッターツールのデザインタブ

「ヘッダー/フッター要素」グループの中にある「」をクリックします。

ヘッダー/フッター要素の図

「画像の挿入」ダイアログが表示されますので、任意の画像を選択して下さい。
選択する画像は、サイズが大きい物にします。

画像の挿入ダイアログ

すると、ヘッダー部分に「&[図]」と言う文字列が挿入されます。

&[図]

任意のセルをクリックすると、「&[図]」が画像に切り替わります。

各ページに画像が挿入された

画像のサイズが大きいので、ページの余白内いっぱいに画像が表示され、背景画像のように見えます。

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背景画像の微調整

「図の書式設定」を使用する事で、背景画像を微調整する事ができます。

ヘッダーの「&[図]」をクリックして下さい。

中央のヘッダーを選択

そして、「リボン」の中の「ヘッダー/フッターツール」の「デザイン」タブをクリックします。

ヘッダー/フッターツールのデザインタブ

「ヘッダー/フッターの要素」グループの中にある「図の書式設定」を選択します。

図の書式設定

「図の書式設定」ダイアログが表示されます。

図の書式設定ダイアログ

「高さ」と「幅」を任意の数字に変更します。
その際、「縦横比を固定する」にチェックを入れたままでいれば、縦横比が崩れる事はありません。

背景の高さと幅を変更

また、「図」タブの方では、背景の「トリミング」や「イメージコントロール」を行う事ができます。

図の書式設定ダイアログの図タブ

必要に応じて、活用してみて下さい。

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まとめ

色々な事ができます

今回は、Excelのヘッダーを有効活用する方法をご紹介しました。

ご紹介したように、ヘッダーを活用する事で、作業の効率化に繋がります。
今までヘッダーを活用しきれてなかった方は、ぜひ、活用してみて下さい。
特に、ページ番号を使用する機会は少なくないと思います。

また、背景画像を設定する事で、Excelの見栄えは全く変わって来ます。
難しくはありませんので、ぜひ、挑戦してみて下さい。

今回の記事があなたのお役に立てれば何よりです。

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