Excel 並び替え

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Excelの並び替えってどうやるの?超効率的、並び替え設定法

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Excelの並び替えってどうやるの?超効率的、並び替え設定法

Excelの並び替え機能

Excelのデータを並び替える

Excelのデータベースの数が膨大になるに連れ、その扱いが大変になって来ます。
データの検証の為にデータベースを並び替える必要がある、そのような時もあるでしょう。
そんな時に役立つ機能が、Excelには搭載されています。

Excelって凄い!

そこで今回は、Excelで作成したデータを並び替える方法についてご紹介したいと思います。
少し高度な並び替え方法や、並び替えを行う際に失敗しない為の一手間についても合わせてご紹介しますので、どうぞ、最後までお付き合い下さい。

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昇順と降順

Excelで並び替えを行う際、並び替えの基準となる物がいくつかあります。
それは、日本語やアルファベットの順番数値日付セルやフォントの色アイコンセット等です。

並び替えの基準

他にも、「ユーザー設定リスト」に登録されたものも並び替えに使用する事ができます。

ユーザー設定リスト

これ等を並び替える際は、「昇順」と「降順」と言う順番に沿って並び替えられます。
並び替え順が「昇順」の場合、ひらがなだと「あいうえお・・・」、アルファベットだと「ABCDE・・・」、数字だと「12345・・・」と言った具合に並び替えられます。
「降順」の場合は、「昇順」と逆の順番になります。

Excelで並び替えを行う際は、「昇順」と「降順」を理解しておく必要があります。
ですから、しっかりと覚えておいて下さい。

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Excelのデータベースを並び替える方法

ホームタブからデータベースを並び替える

では早速、Excelのデータベースを並び替えてみましょう。
以下の表を、「しめい」を基準に「降順」で並び替えてみようと思います。

作例

まずは、並び替えの基準列となる、「しめい」列の中の任意のセルを一つだけ選択します。

並び替えの基準列内のセルを選択

セルを一つだけ」と言うのがポイントです。
ここを間違えて、「しめい」列全体を選択してしまうと失敗します。

並び替えの基準列を選択

列全体を選択してしまうと、選択した列の部分のみが並び替えられてしまいます。

並び替えの失敗例

こうならない為にも、気を付けましょう。

続けて、「リボン」の「ホーム」タブを選択します。

ホームタブ

「編集」グループの中にある「並び替えとフィルター」をクリックします。

並び替えとフィルター

「並び替えとフィルター」のメニューが表示されますので、「降順」を選択します。

降順

すると、データベースが「しめい」列を基準に、「降順」で並び替えられました。

しめいを基準に降順でデータベースが並び替えられた

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データタブからデータベースを並び替える

今度は、「生年月日」列を基準に「昇順」でデータを並び替えてみましょう。
その際、前述した方法と別の方法でデータベースを並び替えてみたいと思います。

まずは、「生年月日」列の中の任意のセルを一つだけ選択します。

並び替えの基準列内のセルを選択

続いて、「リボン」の中にある「データ」タブをクリックします。

データタブ

そして、「並べ替えとフィルター」グループの中にある「昇順」をクリックします。

昇順

すると、データベースが「生年月日」列を基準に「昇順」で並び替えられました。

生年月日を基準に昇順でデータベースが並び替えられた

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少し高度なExcelの並び替え方法

並び替えの条件を複数指定する

今度はデータベースに複数の条件を指定して、並び替えを行ってみましょう。
条件としては、「血液型」列を基準に「昇順」で並び替えつつ、更に、「氏名」列を基準に「降順」で並び替えてみましょう。

まずは、データベース内の任意のセルを一つだけ選択します。

データベース内の任意のセルを一つ選択する

続いて、「リボン」の中にある「データ」タブをクリックします。

データタブ

そして、「並べ替えとフィルター」グループの中にある「並べ替え」をクリックします。

並べ替え

「並べ替え」ダイアログが表示されます。
先頭行をデータの見出しとして使用する」にチェックが入っているのを確認します。

先頭行をデータの見出しとして使用する

この部分は、データベースに見出しを設定している場合、見出しの行は並び替えに含めないようにする為の設定です。
「先頭行をデータの見出しとして使用する」のチェックが外れていると、見出し行も一緒に並び替えられてしまいます。

並び替えの失敗例

また、見出しを設定していないデータベースの場合はこのチェックを外さないと、一行目が並び替えの対象外になってしまいます。

続いて、「最優先されるキー」の「列」をクリックし、表示されたリストの中から「血液型」を選択します。

最優先されるキーの列

そして、「レベルの追加」をクリックします。

レベルの追加

「次に優先されるキー」が追加されます。
「次に優先されるキー」の「列」を「氏名」にし、「順序」を「降順」に設定します。

次に優先されるキーを指定

「OK」をクリックして、「並び替え」ダイアログを閉じます。
すると、指定した並び替えがデータベースに適用されます。

並び替えダイアログの設定が適用された

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列単位の並び替え

今まで行って来た並び替えは、行単位の並び替えです。
では、列単位の並び替えはできないのかと言うと、実は、Excelで列単位の並び替えを行う事も可能です。

以下の表を、「パン」行を基準に「昇順」で並び替えてみましょう。

作例

まずは、並び替えを行う範囲を選択します。
ここで注意点ですが、列単位の場合は行単位の場合と異なり、並び替えを行うデータ全体を選択する必要があります。
その際、見出し列は選択しないようにします。

作例で言えば、「B3」セルから「E7」セルまでの範囲をドラッグ選択します。

並び替えを行う範囲を選択

続いて、「リボン」の中にある「データ」タブをクリックします。

データタブ

そして、「並べ替えとフィルター」グループの中にある「並べ替え」をクリックします。

並べ替え

「並べ替え」ダイアログが表示されます。
ダイアログ内の「オプション」をクリックします。

並び替えダイアログのオプション

すると、「並べ替えオプション」ダイアログが表示されます。
「方向」項目の「列単位」にチェックを入れ、「OK」をクリックします。

列単位

「並べ替えオプション」ダイアログが閉じられます。

続いて、「並べ替え」ダイアログの「最優先されるキー」を設定します。
「行」を「5行」に変更します。

優先されるキーの行を設定

「OK」をクリックして、「並び替え」ダイアログを閉じます。
すると、「並び替え」ダイアログで行った設定がデータベースに適用されます。

並び替えダイアログの設定が適用された

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データベースの一部分のみを並び替える

データベースの中には、集計行が設定されているものもあります。
そう言った場合に、これまでご紹介した方法で並び替えを行うと、集計行まで並び替えられてしまいます。
集計行に関数が設定されていた場合、関数の計算結果もおかしくなってしまうでしょう。

並び替えの失敗例

このように、データベースの一部分のみを並び替える必要がある場合は、これまでご紹介した、データベースの任意のセルを一つだけ選択すると言うような選択の仕方は行いません。
代わりに、並び替えを行う必要のあるセル範囲をドラッグ選択します。

並び替えを行う範囲を選択

続いて、「リボン」の中にある「データ」タブをクリックします。

データタブ

そして、「並べ替えとフィルター」グループの中にある「並べ替え」をクリックします。

並べ替え

後は、表示された「並び替え」ダイアログを設定すれば、設定通りにデータベースが並び替えられます。

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Excelの並び替えを失敗しない為の一手間

連番を割り振る

コード番号や作例のような出席番号でも良いですが、データーベースには連番を割り振っておくと良いです。

データベースには番号を割り振る

そうする事で、並び替えを行った後でも、いつでもデータベースを元の順番に戻す事ができます。

最初に並び替えを行った表を例に、元の状態に復旧してみましょう。

復旧前のデータベース

「出席番号」列の中の任意のセルをクリックします。

出席番号列内のセルをクリック

続けて、「リボン」の中にある「データ」タブをクリックします。

データタブ

そして、「並べ替えとフィルター」グループの中にある「昇順」をクリックします。

昇順

すると、データベースが一番最初の状態に復旧しました。

データベースが復旧した

このように、最初の状態にデータベースを戻す可能性がある場合は、連番を割り振っておきましょう。
この作業を行っていなかった場合、並び替え前の状態にデータベースを戻す事はできなくなります。

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数字と文字が混在している場合の並び替え

セルに数字と文字が混在している場合、Excelは数字ではなくテキストとしてセルを認識してしまいます。
結果、セル内の数値の桁数を認識できません。

そのような状態で並び替えを行っても、正確な並び替えは行えません。

昇順で並び替え

こう言う場合は、セルには数字のみを入力し、文字の部分は書式として設定を行います。
こう言う時に便利なのが、「セルの書式設定」機能です。

数字が記入されているセルを選択します。

数字が記入されているセルを選択

続いて、「リボン」の「ホーム」タブを選択します。

ホームタブ

「数値」グループの中にある「表示形式」をクリックします。

表示形式

「セルの書式設定」ダイアログが表示されます。
「分類」の中から、「ユーザー定義」を選択して下さい。

ユーザー定義

「種類」の項目を「G/標準"歳"」と書き換えます。

セルの書式設定の種類を書き換え

「OK」をクリックして「セルの書式設定」ダイアログを閉じると、セルの数字の後に「歳」が追加されます。

セルの数字に文字が追加された

後は、同じ列内に書式をコピーするだけです。
オートフィルの機能が手軽だと思います。

書式が追加されたセルのフィルハンドルをダブルクリックします。

フィルハンドルをダブルクリック

すると、同列のセルは全て同じ値に変化します。

セルがコピーされた

続いて、「オートフィルオプション」をクリックします。
表示されたメニューの中から、「書式のみコピー(フィル)」を選択します。

書式のみコピー(フィル)

同列のセルの元の数値が表示され、書式のみがコピーされます。

書式のみがコピーされた

書式がコピーされるので、データベースの罫線は修正する必要が出て来ますが、最も手早く書式をコピー出来る方法だと思います。

書式が変更されたものの、この列は数字として認識されています。
ですから、正確に並び替えを行う事が可能です。

並び替えも可能

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手軽に並び替えを行う事ができるテーブル機能

データベースをテーブルに変更する

これまで、「リボン」から並び替えを行っていました。
ですが、もっと手軽に表の並び替えを行う事ができます。

その方法とは、データベースをテーブルに変更する方法です。
Excelのテーブル機能は、並び替えだけではなく、様々な機能を手早く使用する事ができます。
ですから、とてもお勧めなのです。

データベース内の任意のセルを選択します。

データベース内の任意のセルを選択

「リボン」の「挿入」タブをクリックして下さい。

挿入タブ

「テーブル」グループ内の「テーブル」をクリックします。

テーブル

「テーブルの作成」ダイアログが表示されます。
先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックを入れ、「OK」をクリックします。
データベースに見出しが無い場合は、チェックを外します。

テーブルの作成

データベースがテーブルに変更されました。

データベースがテーブルに変更された

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テーブルを並び替える

では早速、テーブルの並び替え機能を使用してみましょう。
並び替えの基準列としたいテーブル見出し横の「▼」をクリックします。

並び替えの基準となるテーブル見出しを選択

表示されたメニューの中にある「降順」をクリックします。

テーブルを降順に並び替える

テーブルが、選択したテーブル見出しを基準に「降順」で並び替えられました。

テーブルが降順で並び替えられた

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テーブルのテンプレートを利用する

データベースをテーブルに変更する際、予めExcelで準備されているテーブルのテンプレートの中から選ぶ事も出来ます。

まずは、データベースの中の任意のセルを選択しておきます。

データベース内のセルを選択

続いて、「リボン」の「ホーム」タブを選択します。

ホームタブ

「スタイル」グループの中にある「テーブルとして書式設定」をクリックします。

テーブルとして書式設定

テーブルのテンプレートが一覧表示されます。
任意のテンプレートを選択して下さい。

テーブルのテンプレート一覧

「テーブルの作成」ダイアログが表示されます。
先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックを入れ、「OK」をクリックします。
データベースに見出しが無い場合は、チェックを外します。

テーブルの作成

データベースがテーブルに変更されました。

データベースがテーブルに変更された

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まとめ

テーブルがお勧め!

今回は、Excelで並び替えを行う方法をご紹介しました。

おさらいしますと、並び替えの基準となるもの昇順、そして、降順について解説しました。
また、並び替えを行う方法や、少しだけ高度な並び替えを行う方法並び替えに伴う失敗のリスクを避ける為の一手間についてもご紹介しました。
そして最後に、テーブルについてご紹介しました。

テーブルはとても効率的で便利な機能ですので、是非とも活用して欲しいと思います。
テーブルを使いこなせれば、作業効率がかなり上がります。

長くなりましたが、最後までご覧頂き、ありがとうございました。

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ソフトウェア Microsoft Office   コメント:1

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  • rr

    本当に有益な情報ありがとうございます!
    おかげさまで、無事課題を完成させることができました。

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