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ExcelのDGET関数を活用する

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ExcelのDGET関数を活用する

はじめに

Excelでデータベースを管理

Excelを活用する際、データベースとして使用する事も多々あります。
データベースとは、データに見出しを付け、その見出しに沿って整理されているデータ郡の事です。

データベース

見出しを元に整理されているので、必要なレコードを検索して抽出したり、並べ替える事もできます。

データベースに後からレコードを追加する事も容易で、規模が大きい物になると、データの数が数万から数十万、それ以上にも至る事があります。
管理するデータの数が増えるほど、検索機能や並べ替え機能の重要性が高くなります。

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ExcelのDGET関数

DGET関数とは?

膨大なデータベースの中からレコードを探す際、役に立つのがExcelのDGET関数です。
DGET関数を使用する事により、データベースの列から、指定された条件を満たす1つのレコードを抽出する事ができます。

=DGET(データベース,フィールド,条件)

DGET関数の特徴としては、検索する条件を複数追加できる点にあります。
この点が、DGET関数の使いやすい点でしょうか。

ですが、指定された条件を満たすレコードが複数見付かった場合は、エラーが返されてしまいます。
この点が、DGET関数を使用する際の注意点とも言えます。
ですから、唯一のレコードを抽出すると言う目的でしか使用する事ができません。

また、DGET関数はデータベース用の関数ですので、見出しが必須です。
ですから、見出しの付いていないデータは検索する事ができません。
見出しが必須な代わりに、フィールドの部分を見出しで指定する事ができます。

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DGET関数のエラー

前述したように、DGET関数を使用する際は、抽出するレコードが1件でなければなりません。
この条件がある為、DGET関数を使用する際は、エラーを起こす頻度が割と多いです。

検索結果が複数見付かった場合は、「#NUM!」と言う値が返されます。
ただし、DGET関数の条件指定方法に問題があった場合も「#NUM!」が返されてしまいます。
ですから、どちらが原因で「#NUM!」が返されたのか、確認をする必要があります。

#NUM!

また、指定した条件を満たすレコードが見付からない場合は、「#VALUE!」が返されますす。

#VALUE!

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DGET関数の指定方法

DGET関数のデータベース

では、実際にDGET関数を使用して、データベースの中からデータを抽出してみましょう。

パソコンのリストを準備しました。
この中から、予算4万円で購入可能なパソコンをDGET関数を使って抽出してみます。

4万円より安いパソコンを探す

前述しましたが、DGET関数の記述方法はこのようになっています。

=DGET(データベース,フィールド,条件)

DGET関数のデータベースに該当する部分は、パソコンのリストの部分です。

データベース部分

B2からE8までの範囲です。
これをDGET関数として記述すると、こうなります。

=DGET(B2:E8,フィールド,条件)

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DGET関数のフィールド

DGET関数のフィールドに指定する部分は、検索結果として表示したい列を指定します。
今回は、パソコンの「機種」の列が該当します。

フィールド部分

フィールドの指定方法は三通りあります。

一つ目が、見出し名を「""」で囲む指定方法です。

見出しを指定

これをDGET関数として記述すると、こうなります。

=DGET(B2:E8,"機種",条件)

二つ目が、見出しのセル番地を指定する方法です。

見出しを指定

これをDGET関数として記述すると、こうなります。

=DGET(B2:E8,B2,条件)

三つ目は、フィールドとして指定したい列が、データベースの何列目に該当するのかを指定する方法です。

フィールド部分

これをDGET関数として記述すると、こうなります。

=DGET(B2:E8,1,条件)

三通りありますので、あなたが覚えやすい方法を覚えておくと良いでしょう。

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DGET関数の条件

DGET関数の条件に該当する部分は、価格が4万円より安いと言う部分です。

条件部分

これをDGET関数として記述すると、こうなります。

=DGET(B2:E8,B2,B10:B11)

結果、4万円で購入できるパソコンは「B」だと表示されます。

4万円で購入できるパソコンは?

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DGET関数の検索条件を複数指定する

複数の条件を記述する

今度は、DGET関数の検索条件を複数指定してみましょう。
加えて、DGET関数を手入力するのではなく、Excelの「リボン」から呼び出してみましょう。
「リボン」から関数を呼び出せるようになれば、関数名を知らない関数でさえ、呼び出す事ができるようになります。

次は、HDDが500GBで、メモリが4で、なおかつ、4万8千円以下で購入できるパソコンを検索してみます。
検索条件を付け加える場合、追加する条件を横の列に追加して記述します。
その際、見出しも忘れずに記述します。

複数の条件を指定する

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DGET関数を呼び出す

では、DGET関数を「リボン」から呼び出してみたいと思います。

まずは、DGET関数の結果を表示するセルをクリックします。

DGET関数の結果を表示するセル

続いて、「リボン」の「数式」タブをクリックします。
「関数ライブラリ」グループの中にある「関数の挿入」をクリックします。

「関数の挿入」ダイアログが表示されますので、「関数の分類」を「データベース」に変更します。
すると、「関数名」の中に「DGET」と書かれているものがありますので、選択します。
関数の説明部分を確認し、問題なければ「OK」をクリックします。

DGET関数を呼び出す

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DGET関数で複数条件の検索結果を返す

続いて、DGET関数の「関数の引数」ダイアログが表示されますので、必要な項目を指定して行きます。

DGET関数の引数ダイアログ

まずは、「データベース」として指定する範囲をドラッグします。
シートの「B2からE8」までの範囲をドラッグして下さい。

DGET関数のデータベース

続いて、「関数の引数」ダイアログの「フィールド」の項目をクリックします。

関数の引数ダイアログのフィールド

そして、シートの「B2」をクリックします。

DGET関数のフィールド

続けて、「関数の引数」ダイアログの「条件」の項目をクリックします。

関数の引数ダイアログのフィールド

そして、シートの「C10からE11」までの範囲をドラッグして下さい。

DGET関数の条件

最後に、「関数の引数」ダイアログの「OK」をクリックします。

DGET関数の引数ダイアログ

DGET関数による計算の結果、シートの「C14」セルに「D」と表示されました。

DGET関数の検索結果

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まとめ

データベースを扱う際にDGET関数を活用しよう!

今回は、ExcelのDGET関数を活用する為に、DGET関数を手入力する方法と、リボンからDGET関数を呼び出す方法についてご紹介しました。
また、DGET関数を使用する際に注意する点や、「データベース」、「フィールド」、「条件」の指定方法についてもご紹介しました。

使い方にコツがいる関数ですが、膨大な量のデータベースの中から、一つだけレコードを呼び出す際には便利な関数ですので、覚えておきましょう。

この記事が、あなたの仕事の役に立てれば幸いです。

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タグ :

ソフトウェア Microsoft Office   コメント:0

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